Центр надання адміністративних послуг Бахмутської міської ради (далі - Центр) утворено рішенням Артемівської міської ради від 27.11.2013 №6/45-850 «Про утворення Центру надання адміністративних послуг Артемівської міської ради». Робота з прийому суб’єктів звернень розпочата 25 грудня 2013 року. 

Центр здійснює діяльність за принципом «єдиного вікна», тобто прийом документів та видача результатів послуг здійснюється виключно через адміністраторів Центру.

Перелік адміністративних послуг, які надаються в Центрі, затверджено рішенням Бахмутської міської ради від 22.08.2017 № 6/104-1960 «Про визначення переліку адміністративних послуг, які надаються через Центр надання адміністративних послуг Бахмутської міської ради», та налічує 138 видів послуг.

На теперішній час в Центрі громадяни та суб’єкти господарювання мають можливість отримати 138 видів послуг у 18 сферах діяльності, що на 26 видів послуг (23,2%) більше ніж станом на початок звітного періоду.

Збільшення кількості послуг відбулось за рахунок  послуг:

• у сфері реєстрації громадських організацій із статусом юридичної особи, прийом яких розпочато в Центрі з 10.05.2017 року в рамках співробітництва з Головним територіальним управлінням юстиції у Донецькій області;
• у сфері державної реєстрації статутів територіальних громад, прийом яких розпочато з 01.09.2017 року.

На виконання Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо децентралізації повноважень у сфері архітектурно-будівельного контролю та удосконалення містобудівного законодавства» в квітні 2016 року в структурі апарату Бахмутської міської ради було утворено відділ з питань архітектурно-будівельного контролю. 21.07.2017 року підписано акт передачі повноважень від Державної архітектурно-будівельної інспекції України до Бахмутської міської ради. Та вже з 24.07.2017 року розпочато прийом громадян щодо оформлення 11 видів послуг у зазначеній сфері.

Розподіл видів послуг за сферами діяльності:

На кожну адміністративну послугу суб’єктами надання адміністративних послуг розроблені інформаційні та технологічні картки.

На офіційному веб-сайті Бахмутської міської ради (www.artemrada.gov.ua) створено і постійно оновлюється сторінка «Центр надання адміністративних послуг», на якій можна ознайомитись з інформацією щодо функціонування Центру та з питань оформлення відповідних документів.

У звітному періоді за отриманням консультацій до Центру звернулось 16427 суб’єктів, що в 2 рази більше ніж за аналогічний період 2016 року (8336 суб’єктів). Консультації надаються не лише при особистому звернені громадян, а й за допомогою телефонної  «гарячої лінії». Так, за 9 місяців 2017 року до Центру звернулось – 2320 осіб.

Протягом звітного періоду адміністраторами Центру:

• зареєстровано – 11479 звернень, що в 1,4 рази більше ніж за аналогічний період 2016 року (9 місяців 2016 року – 8023), у тому числі:

Найбільша кількість звернень в абсолютному значені отримана у сфері реєстрації місця проживання – 5052 (44,0%). На другому місці по кількості прийнятих заяв –  послуги у сфері реєстрації бізнесу – 2337 (20,4%), третє місце – послуги Держгеокадастру – 1710 (14,9%).

• видано – 10869 результатів послуг, що в 1,4 рази більше ніж за аналогічний період 2016 року (9 місяців 2016 року – 7593), у тому числі:

         *послуга надається з 04.04.2016 року
       **послуга надається з 11.05.2016 року
       ***послуга надається з 10.05.2017 року

Суб’єктами надання адміністративних послуг відмовлено в наданні послуг за 461 зверненням, що складає 4% від загальної кількості звернень.

 Найбільша кількість  відмов надана за наступними видами послуг:

• Внесення змін до Державного земельного кадастру про земельну ділянку – 110 (23,9%);
• Державна реєстрація земельної ділянки – 61 (13,2%);
• Зняття з реєстрації місця проживання  – 40 (8,7%);
• Реєстрація місця проживання – 37 (8,0%);
• Державна реєстрація нерухомого майна – 33 (7,2%);
• Видача паспортів прив’язки тимчасових споруд – 32 (6,9%);
• Реєстрація декларації про готовність об’єкта до експлуатації Державної архітектурно-будівельної інспекції у Донецькій області – 21 (4,6%).

Безпосередньо заявниками було анульовано 119 звернень. Адміністраторами під час прийому заяв встановлено 133 порушення, ст. 197 Кодексу України про адміністративні правопорушення, а саме адміністративні правопорушення за проживання без реєстрації, в результаті чого винесено 126 постанов – попереджень та складено 7 протоколів у відношенні осіб віком від 16-18 років. Передано на розгляд суду 6 протоколів у відношенні осіб віком від 16-18 років. Розглянуто та  винесено 2 рішення суду.

Додатково (по за переліком адміністративних послуг) за звітний період адміністраторами прийнято 3692 особи, які забажали добровільно змінити місце реєстрації у паспорті громадянина України «з міста Артемівськ на місто Бахмут», та 950 осіб, які звернулись до відділу реєстрації Бахмутської міської ради за отриманням довідки форми №13 – щодо зареєстрованого місця проживання.

З метою організації системи доступності адміністративних послуг у Центрі послуги надаються наступним категоріям громадян:

• у сфері реєстрації бізнесу, реєстрації речових прав на нерухоме майно,  реєстрації громадських об’єднань із статусом юридичної особи, державної реєстрації статутів територіальних громад - мешканцям області;
• у сфері реєстрації місця проживання, земельних відносин та інших - мешканцям міста Бахмут.

Відповідно до Порядку взаємодії державних кадастрових реєстраторів під час надання деяких відомостей з Державного земельного кадастру, затвердженого наказом Мінрегіонбуду від 25.06.2015 №144, в приміщенні Центру здійснюється видача витягів з Держгеокадастру, попереднє замовлення яких здійснюється за допомогою програмного забезпечення Державного земельного кадастру.

Для підвищення якості надання адміністративних послуг в приміщенні Центру функціонує система електронного керування чергою, що дозволяє систематизувати черговість звернень та оптимізувати час очікування заявників.

Робота в Центрі спрямована на попередження фактів порушення законодавства, тому постійно проводиться методична та роз’яснювальна робота як для адміністраторів Центру так і для спеціалістів суб’єктів надання адміністративних послуг шляхом проведення спільних робочих нарад.

З метою підвищення кваліфікації у відділі проводяться внутрішні навчальні заходи щодо ознайомлення із новинами у діючому законодавстві, розгляд та закріплення положень та вимог Законів України «Про адміністративні послуги», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про звернення громадян», та інших профільних нормативно – правових актів, які регулюють діяльність щодо видачі певного виду адміністративних послуг.

Адміністратори Центру відвідали з метою обміну досвідом один з найкращих Центрів країни у місті  Харків, були присутніми на відкритті після реконструкції оновленого Центру надання адміністративних послуг міста Дружківка (дата відкриття 22.06.2017 року).

Протягом звітного періоду представниками відділу прийнято участь у 6 навчальних заходах та підвищення кваліфікації отримали 12 адміністраторів:

• 25-26 березня 2017 року адміністратори (6 осіб) Центру прийняли участь в тренінгах (м.Харків) на тему «Стандарти роботи з відвідувачами», спрямовані на формування навичок ефективної і коректної роботи з відвідувачами і мотивування співробітників ЦНАП на високу якість сервісу.
• В рамках Програми ПРООН та ООН Жінки «Відновлення врядування та примирення на територіях України, що постраждали від кризи» 28-30 липня 2017 року адміністратори (3 особи) прийняли участь у навчальному турі  з метою ознайомлення з кращими практиками та обміном досвіду на базі центру надання адміністративних послуг м. Маріуполя. Метою навчального туру було: набуття системних знань про організацію процесу надання адміністративних послуг, розвинення комунікативних навиків і психологічної стійкості персоналу, отримання досвіду формування алгоритму роботи із зверненням громадян, розгляд основних проблем в роботі ЦНАПів та шляхи їх вирішення, а саме:  спрощення складних процедур надання адміністративних послуг, зменшення термінів, визначення незручного й обмеженого режиму роботи адміністративних органів, зменшення великих черг та інше.
• 16 серпня 2017 року (2 особи) прийняли участь у семінарі-практикумі з питань державної реєстрації громадських об’єднань, який проводився у місті Краматорську Головним територіальним управлінням юстиції у Донецькій області.
• В рамках Програми «Відновлення та розбудова миру» компонент 2 «Місцеве самоврядування та реформа децентралізації», яка реалізується ПРООН за підтримки Європейського союзу, 05-10 вересня 2017 року адміністратори  Центру прийняли участь у навчальному турі та відвідали Центри надання адміністративних послуг міста  Львів та Львівської області, в яких наявний успішний досвід організації надання адміністративних послуг. Метою навчального туру було: ознайомлення з успішним практичним досвідом та інноваційними підходами в роботі центрів надання адміністративних послуг (ЦНАП), децентралізація та створення об’єднаних громад  та їх вплив на розвиток ЦНАП-ів в ОТГ, удосконалення діяльності центрів надання адміністративних послуг.
• В рамках Програми ПРООН та ООН Жінки «Відновлення та розбудова миру» за проектом «Відновлення врядування та примирення на територіях України, що постраждали від кризи», 18-21 вересня 2017 року представник Центру прийняв участь  у  чотириденних тренінгах щодо програмного менеждменту.
• 28 вересня – 02 жовтня 2017 року адміністратори  Центру прийняли участь у п’ятиденних  тренінгах  на тему «Організація процесу надання адміністративних послуг, розвинення комунікативних навиків та психологічної стійкості персоналу ЦНАП», які відбувалися у м. Святогірськ.

Представники відділу надання адміністративних послуг Бахмутської міської ради прийняли участь у засіданні секції з питань адміністративних послуг, яке проводилось 27-28 квітня 2017 року Всеукраїнською асоціацією органів місцевого самоврядування «Асоціація міст України» в рамках проекту «Розробка курсу на зміцнення місцевого самоврядування в Україні» (ПУЛЬС) у місті Харків. Мета засідання – обговорення стану розвитку системи надання адміністративних послуг в Україні у 2016 році, визначення проблемних питань, обговорення проектів нормативно - правових актів та презентація стратегії АМУ у сфері «Електронне врядування та публічні послуги».

У лютому 2017 року Бахмутська міська рада стала учасником проекту USAID «Українська ініціатива зміцнення суспільної довіри» (UCBI), який діє у співпраці з Міжнародним бюро по боротьбі з наркотиками та захисту правопорядку (INL)  та Міжнародною організацією з розвитку права (IDLO).

В рамках участі в проекті міській раді було запропоновано надання технічної допомоги щодо оптимізації бізнес-процесів, розробки професійних політик і практик управління людськими ресурсами.

Зокрема, протягом березня 2017 року було проведено аналіз роботи міської ради з надання адміністративних послуг населенню (починаючи від прийому в Центрі до обробки та оформлення їх суб’єктами надання – відділами та управліннями міської ради), надано рекомендації щодо оптимізації низки адміністративних послуг.

Діяльність Центру постійно відстежується громадськістю та висвітлюється як в друкованих ЗМІ так і на Інтернет ресурсах.

Зокрема, в рамках інформаційна кампанії «Сильніші разом!», мета якої є інформування громадян України щодо переваг посиленої співпраці з Європейським Союзом та використання можливостей, пов’язаних з Угодою про асоціацію між Україною та ЄС, у лютому 2017 року  на громадському медіапорталі  Бахмут IN.UA  опубліковано статтю, в якій були висвітлені проблемні питання створення та функціонування  ЦНАПів на території України, у тому числі і роботи Центру у м. Бахмуті, та розміщена інформація щодо новітнього досвіду Румунії у спрощенні адміністративної практики побудованій на взаємодії з клієнтами, які своїми рекомендаціями та пропозиціями допомогли спростити адміністративну систему.

В рамках здійснення регуляторної діяльності відділом надання адміністративних послуг Бахмутської міської ради проведено повторне відстеження результативності рішення Бахмутської міської ради від 28.12.2016 № 6/96-1743 «Про затвердження Регламенту Центру надання адміністративних послуг Бахмутської міської ради» та опубліковано в газеті «Вперед» та на веб-сайті міської ради звіт за результатами аналізу діяльності Центру за період 01.11.2015 по 01.06.2017 року та прогнозовані показники на 01.11.2017 року.

З метою виявлення суспільної думки щодо ефективності роботи Центру та вивчення очікувань і задоволеності якістю наданих адміністративних послуг запроваджене проведення соціологічного опитування шляхом анонімного анкетування, а також за допомогою «скриньки для звернень громадян», яка розташована в приміщені Центру, та шляхом електронного звернення через офіційний сайт Бахмутської міської ради (www.artemrada.gov.ua) або на електронну скриньку Центру (artcnap@gmail.com).

            В рамках відстеження результативності регуляторного акту та виявлення суспільної думки у період з 01.06.2017 по 26.06.2017 року було проведено соціологічне опитування шляхом анонімного анкетування щодо якості надання адміністративних послуг в приміщені Центру. За його результатами встановлено:

• жоден з респондентів (100%) не виявив порушень термінів підготовки та надання адміністративних послуг, а також не стикався з витребуванням додаткових документів та випадками прояву корупції під час надання певного виду адміністративної послуги;
• із загальної кількості респондентів, прийнявши участь у опитуванні, вважають зручним місце розташування Центру - 28 осіб /93,3%  та  27 осіб / 90,0% вважають комфортним оснащення його приміщення, а саме, місця очікування, місця для заповнення бланків документів, облаштованість приміщення для відвідувачів та місця загального користування.
• всі 100% респондентів, які прийняли участь у соціологічному опитуванні, вважають зручним існуючий графік роботи Центру.
• більшість респондентів, а саме 83,3%, надали оцінку рівню обслуговування адміністраторами як «професійно та високоякісно», та 16,7% респондентів оцінюють рівень обслуговування як «на належному рівні»;
• всі учасники соціологічного опитування засвідчують покращення якості надання адміністративних послуг у зв’язку із створенням Центру надання адміністративних послуг, зокрема, у зв’язку із встановленням єдиного для всіх видів послуг режиму прийому документів та системи електронного керування чергою;
• деякі респонденти виявили побажання покращити умови очікування громадян у Центрі, а саме встановити в зоні очікування кава-машину, банківські термінали, телебачення для дітей та музичний супровід, а також здійснити організацію надання супутніх послуг (послуги ксерокопії).

Зазначені пропозиції будуть враховані під час реалізації протягом 2017-2018 років проекту «Створення відкритого офісу з надання адміністративних послуг (ЦНАП) у місті Бахмут» (Будівництво адміністративної будівлі за адресою вул. Привокзальна, б.3 у м.Бахмуті Донецької області).

З метою реалізації зазначеного проекту протягом звітного періоду вжиті наступні заходи:

• 16.05.2017 року втретє проведено аукціон по відбору фірми забудовника.
• 20.06.2017 укладено договір підряду з ТОВ «СПЕЦТЕХРЕСУРС» м.Київ. Ціна договору 32230,0 тис. грн.
• 23.08.2017 року Департаментом капітального будівництва Донецької облдержадміністрації отримано дозвіл на виконання будівельних робіт,
• фірмою забудовником проведено всі підготовчі роботи, вирито котлован та планується здійснити закладку фундаменту.

В рамках програми ПРООН «Відновлення врядування та примирення на територіях України, що постраждали від кризи» Бахмутській міській раді було запропоновано надання технічної допомоги з облаштування нової адміністративної будівлі Центру. З боку Бахмутської міської ради надано пропозиції щодо необхідної кількості та видів обладнання (устаткування) меблів, комп’ютерної та оргтехніки для облаштування нової адміністративної будівлі Центру.

Начальник
відділу надання адміністративних послуг
Бахмутської міської ради – адміністратор                                                      Н.А. Чистякова